Beliebte Beiträge

Tipp Der Redaktion - 2020

Geschäftskorrespondenz-Etikette

Korrespondenz ist ein ganz besonderes Genre, das Sie beherrschen müssen, wenn Sie die Karriereleiter erklimmen möchten. Gute Geschäftsschreibfähigkeiten werden Ihnen treu dienen: Sie werden Ihnen bei der Kommunikation mit Untergebenen, Vorgesetzten und Partnern helfen, Ihre Ausbildung und Ihr Horizont werden hervorgehoben. Der Kommunikationsstil sollte zurückhaltend und konzentriert sein, ohne von einem bestimmten Thema abzuweichen.

Merkmale der Geschäftskommunikation

Jede persönliche und schriftliche Kommunikation ist eine Interaktion mit Menschen, um Informationen auszutauschen, einen Eindruck zu hinterlassen und zuzustimmen. Nichts Menschliches ist uns fremd, wir geben manchmal Emotionen Luft, aber im Geschäftsbereich sollte es keinen Ort für eine stürmische Manifestation unserer Gefühle, Charaktermerkmale und Temperamente geben.

Es ist nicht vorstellbar, dass die Präsidenten verschiedener Länder bei einem internationalen Treffen Lieder sangen, laut lachten oder persönliche Feindseligkeiten ausübten. Deshalb gibt es Etikette, um unser Leben so angenehm und ordentlich wie möglich zu gestalten.

Ein wichtiges Merkmal der Geschäftskommunikation ist, dass sie nicht gekürzt werden kann. Für jeden Brief, den Sie erhalten, müssen Sie eine Antwort schreiben, auch wenn Sie es nicht wollen. Wenn Sie einen Anruf erhalten haben und keine Zeit hatten, den Hörer abzunehmen, sollten Sie auf jeden Fall zurückrufen. Natürlich kann es unangenehm sein, mit einigen Leuten zu sprechen. Aus diesem Grund ist Stressresistenz in der Liste der Managementqualitäten aufgeführt.

Ein Geschäftstreffen, ein Telefongespräch oder eine Geschäftskorrespondenz per E-Mail haben mit Sicherheit einen Zweck. Infolgedessen sollten die Parteien Schlussfolgerungen ziehen, das Projekt erörtern, eine strategische Partnerschaft vereinbaren und so weiter.

E-Mail-Regeln

Beim Schreiben gibt es möglicherweise mehr Einschränkungen und Konventionen als bei der gesprochenen Sprache. Wenn wir direkt mit dem Gesprächspartner persönlich kommunizieren, können wir eine Intonation hervorheben oder etwas klarstellen, wenn der Gesprächspartner uns nicht versteht. Wenn ein Sprachfehler gemacht wird, können wir ihn sofort beheben. Aber in einem Servicebrief müssen wir uns sehr klar und deutlich ausdrücken, damit die Wörter keine doppelte Interpretation implizieren.

Sie sagten immer: "Das Papier wird alles aushalten", was bedeutet, dass sogar falsche Tatsachen geschrieben werden können. Wir sind der Meinung, dass Geschäftskorrespondenz sollte so ehrlich wie möglich sein. Übrigens werden immer weniger Papierbriefe verschickt. Grundsätzlich werden Verträge und andere Dokumente an sie weitergeleitet. In diesem Fall werden Briefköpfe als Beweis für den hohen Status des Unternehmens verwendet.

Heutzutage findet Geschäftskorrespondenz in den meisten Fällen in einem virtuellen Raum statt und hat seine eigenen Merkmale. Wenn der Dialog gerade gestartet wird, ist es üblich, eine Begrüßung gemäß der Etikette zu verfassen, zum Beispiel: "Hallo, lieber Oleg Sergeyevich!" Und bei der anschließenden Berufung im Laufe des Arbeitstages kann die Begrüßung entfallen.

Alphabetisierung

Schriftliche Kommunikation, auch per E-Mail, setzt die Einhaltung von Sprachstandards und einwandfreie Lese- und Schreibkenntnisse voraus. Immerhin wird die Korrespondenz Ihre Lücken vor einem gebildeten Gesprächspartner aufdecken. Wir empfehlen daher, mit speziellen Diensten zu prüfen, was geschrieben steht, wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, was Sie wissen.

Wir listen die allgemeinen Regeln auf, die von der Ethik der elektronischen Kommunikation verlangt werden. Sie sind recht einfach, aber viele, leider, vernachlässigen sie:

  • der Anfang jedes Satzes wird großgeschrieben;
  • am Ende des Satzes steht ein Punkt, damit die Bedeutung des Gelesenen klar ist;
  • Um ein Problem zu sortieren und Lösungen vorzuschlagen, ist es hilfreich, eine Aufzählung oder eine nummerierte Liste zu verwenden.
  • Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollten Tabellen, Grafiken und Diagramme verwendet werden.
  • versuchen Sie nicht, besonders klug und gebildet zu wirken, und komplizieren Sie einfache Gedanken nicht mit übermäßigen partizipativen und partizipativen Wendungen.
  • Je einfacher Sie Ihre Gedanken ausdrücken, desto besser.
  • Auch wenn die Kultur es erfordert, im Sprachgebrauch den Jargon zu meiden, gelten Fachjargon und das Ausleihen aus dem Englischen in einem Geschäftsumfeld als gute Form (aber übertreiben Sie es nicht!).

Arten von Geschäftsbriefen

Folgende Nachrichtentypen werden unterschieden:

  • Werbeangebote;
  • danke
  • begleitend;
  • Garantie
  • Erinnerungen
  • Warnungen;
  • Vorschläge zur Zusammenarbeit.

Ihre Struktur ist fast gleich. Was den Band betrifft, sieht der lange Text im Textkörper des Buchstabens nicht gut aus. Es ist besser, es als separate Datei zu formatieren und als Anhang anzuhängen. In diesem Fall müssen Sie im Brief selbst nach der Begrüßung kurz angeben, was in der angehängten Datei besprochen wird.

Buchstabenstruktur (Anfang)

Zusätzlich zu den allgemeinen Regeln ist es wichtig, einige Details des Business Writing zu kennen. Wir geben Regeln vor, die in den allermeisten Fällen angemessen sind.

Der Anfang der E-Mail wird als Header bezeichnet. Es hat das Logo der Organisation. Es ist nützlich, immer eine Vorlage zur Hand zu haben (dh auf dem Desktop Ihres Computers), in der dieses Logo enthalten ist.

Anders als bei der Offline-Kommunikation sind Sie nach modernen Regeln nicht verpflichtet, den Adressaten zu begrüßen, und Sie können ihn sofort mit Namen und Gütesiegel beim Namen nennen und den Kern der Angelegenheit darlegen. Viele schreiben jedoch weiterhin am Anfang der Nachricht: "Guten Morgen!", "Hallo!", "Guten Abend!" Oder "Grüße". Auch hier gibt es keine Abweichung von der Norm.

Anforderungen für den Hauptteil des Briefes legen nahe, dass darin die Bedeutung der Korrespondenz liegt. Die Unterteilung des Textes in Absätze wird als eine gute Form angesehen, ein Zeichen der sorgfältigen Beachtung des Gesprächspartners. Jeder Absatz bezieht sich auf den einen oder anderen Aspekt des Themas und zeigt ihn auf. Neben der Bezeichnung eines Problems ist es üblich, Lösungsvorschläge zu unterbreiten. Sozusagen eine Geschäftsidee im Kleinen zu offenbaren.

Briefstruktur (Abschluss)

Im letzten Teil der Botschaft können sowohl formelle als auch persönlichere Gefühle zum Ausdruck gebracht werden. Die Formulierung "Grüße ...", "Beste Grüße ..." ("Beste Grüße" auf Englisch) oder ein emotionaler Wunsch "Einen schönen Tag noch!" Werden allgemein akzeptiert.

In der persönlichen Unterschrift sind Vor- und Nachname (in manchen Kreisen auch der zweite Vorname) anzugeben. Außerdem sollte es Telefonnummern geben, unter denen Sie erreichbar sind: Mobil- und Bürostadt. Kürzlich ist eine elektronische Signatur mit dem Firmenlogo in Mode gekommen.

Ein zusätzlicher Link zum elektronischen Portal der Organisation dient als zusätzliche Werbung und kann in Zukunft den Traffic dieser Website erhöhen.

Wie sende ich eine Geschäftsnachricht?

Die meisten Büroangestellten haben ein sehr umfangreiches Briefarchiv im E-Mail-Posteingang. Damit der Gesprächspartner bei einem langen Schriftwechsel nicht durcheinander kommt, empfiehlt es sich, einen Brief in Form einer Antwort zu versenden. Wenn Sie auf die entsprechende Tafel am Anfang der Betreffzeile klicken, wird die englische Abkürzung "Re ..." angezeigt. Dies ist sehr praktisch, da sich der Empfänger sofort an den Fortschritt der Korrespondenz erinnert.

Sie können den gesamten Verlauf der virtuellen Kommunikation mit dieser Person speichern und nur die neuesten oder wichtigsten Zitate hinterlassen. Moderne Geschäftsetiketten erfordern eine schnelle Antwort auf Briefe. In der Tat verbringen wir an einem funktionierenden Computer einen erheblichen Teil unseres Tages. Darüber hinaus können E-Mails von Mobilgeräten aus geprüft werden.

Wenn Sie sich Sorgen machen, ob die Nachricht den Empfänger erreicht hat, verwenden Sie die praktische Funktion "Empfangsbestätigung", die auf fast allen Mailservern verfügbar ist. So werden Sie verstehen, dass der Brief angesehen wurde.

Wenn die Nachricht von besonderer Wichtigkeit und Dringlichkeit ist, ist es gestattet, SMS zu schreiben oder einen Anruf zu tätigen, um Sie an den Brief zu erinnern.

Es ist nicht erwähnenswert, dass eine schnelle Antwort auf E-Mails Ihre Ernsthaftigkeit und Mobilität bei der Lösung geschäftlicher Probleme bestätigt.

Brauchen wir Briefmarken?

Bei Künstlern wird die Verwendung von Briefmarken nicht akzeptiert und darüber hinaus verspottet und verurteilt. In der Geschäftskorrespondenz helfen Klischees jedoch, Standardsituationen widerzuspiegeln.

Es ist nützlich, sich ein virtuelles Sparschwein mit stabilen Ausdrücken und Redewendungen zuzulegen. Schließlich sind diese Klischees die Grundlage für strukturierte Kommunikation, Papierkram und die Lösung formaler Probleme. Zum Beispiel drückt sich Sympathie in der Fluktuation "Leider müssen wir Sie informieren ..." aus. Ein Gefühl der Wertschätzung spiegelt sich in dieser Formel wider: "Vielen Dank für den unschätzbaren Beitrag ...". Und zum Schluss Freude: "Wir sind stolz, Ihnen mitteilen zu können, dass ...". Und hier ist der letzte Satz: „Wir freuen uns auf eine weitere fruchtbare Zusammenarbeit“, der die Hoffnung auf weitere Geschäftskontakte zum Ausdruck bringt.

Also sprachen wir über die Etikette der Geschäftskorrespondenz. Diese Regeln werden benötigt, um die Kommunikation so angenehm und fruchtbar wie möglich zu gestalten. Verwenden Sie sie, und Sie werden sehen, dass Ihre Angelegenheiten im Dienst gut gelaufen sind!

Weitere Informationen zu den Regeln der Geschäftskorrespondenz, einschließlich der elektronischen, finden Sie im nächsten Video.

Loading...

Lassen Sie Ihren Kommentar